نشریه شماره   167   دوهفته نامه آرشیو PDF پیام ساختمان

داشبوردهای مدیریتی


در دنیای امروزی، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها با حجم انبوهی از اطلاعات از پروژه‌های گوناگون در حوزه کاری خود روبه رو هستند. معمولاً این اطلاعات در شکل‌های گوناگون مانند گزارش‌ها، فایل های الکترونیکی و پایگاه‌های داده و در محل‌های مختلف قرار دارند. این ماهیت جدا از هم بودن اطلاعات و پیچیدگی ترکیب آنها کار یک مدیر برای کشف، تحلیل عمیق، ایجاد گزارش‌های جدید و نهایتاً تصمیم‌گیری را مشکل می‌کند. به عنوان مثال یک مدیر نمی‌تواند برای مدیریت موثرتر در پروژه‌های عمرانی , به آسانی سود پروژه را از گزارش‌های ساخته‌شده به دست آورد .

داشبوردهای مدیریتی راه‌حلی برای این مشکلات هستند. همانند داشبورد یک ماشین، داشبورد مدیریتی شامل مجموعه‌ای از شاخص‌ها ست (که معمولاً به آنها شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌گویند(KPI) که به صورت گراف و نمودار، اطلاعات پیچیده کسب‌وکار را به گونه‌ای ساده و قابل‌فهم به کاربر نشان می‌دهد. داشبورد مدیریتی اطلاعات تمامی سیستم های موجود( شامل اطلاعات کنترل پروژه , صورت وضعیت پروژه‌ها و ...) راگرد آوری می‌نماید و مجموعه‌ای از شاخص‌ها را در یک صفحه گروه‌بندی می‌کند و کاربر را قادر می‌سازد تا به سرعت فرصت‌ها و تهدیدها را تعیین کرده و اقدام مناسب را به عمل آورد. در این سیستم امکان ردیابی موارد جزئی مانند مانده حساب پیمانکار جزء یا هزینه خاص وجود دارد که می‌تواند به تصمیم‌گیری مدیران و مهندسان عملیاتی کمک نماید .

داشبوردهاي مديريتي سيستم هاي نرم‌افزاری نويني هستند که به سازمان‏ها در جهت غني‏سازي اهداف با استفاده از اطلاعات و تجزیه و تحليل آنها كمك مي‏كند. داشبورد به مديران اين امكان را مي‏دهد تا با تعريف ، نظارت و تحليل شاخص‌های كليدي عملكرد در ايجاد تراز بين اهداف و فعاليت‏ها ، نمايان‏سازي كليه فعاليت‏هاي سازمان و ايجاد يك محيط نمايش مشترك بين اهداف و فعاليت‏ها براي تصميم سازي درست و كارآمد اقدام نمايند.

مزایای داشبوردهای مدیریتی

داشبوردهای مدیریتی مزایای متعددی برای سازمان استفاده‌کننده به همراه دارند که برخی از آنها عبارتند از:

• تنظیم کارها در راستای اهداف: تعیین اینکه چه شاخص‌هایی در داشبورد نشان داده شوند مستلزم تعامل درون سازمانی و در نتیجه تعیین حساس‌ترین اقداماتی است که باید برای موفقیت سازمان به انجام برسد. این تعاملات تضمین می‌دهد که هر فردی در سازمان یک دید شفاف نسبت به وضعیت این اقدامات دارد.

• اندازه‌گیری کارایی و کنترل عملکرد: داشبوردها به کاربران کمک می‌کنند که کارایی کسب‌وکار خود را به سادگی و بدون درگیر شدن با گزارشات و فایل های مختلف کنترل کنند.

• تحلیل: داشبوردها قابلیت عمیق شدن در یک شاخص و تعیین علت مشکلات و فرصت‌های پیش‌آمده مرتبط با آن شاخص را فراهم می‌کنند.

• بهبود فرآیند تصمیم‌گیری: داشبوردها به کاربران کمک می‌کنند که تصمیمات خود را سریع‌تر و بر مبنای اطلاعات آنلاین اتخاذ کنند

ویژگی‌های یک داشبورد مدیریتی خوب

یک سیستم داشبورد مدیریتی مناسب باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• پیکربندی و استفاده از آن آسان باشد

• قابلیت نمایش اطلاعات از منابع مختلف را داشته باشد

• از انواع گوناگون نمایش اطلاعات مانند جدول، نمودار و عقربه پشتیبانی کند

• امکان تحلیل عمیق تر اطلاعات را فراهم کند

• قابلیت تعریف داشبوردهای گوناگون برای مسئولیت‌ها و افراد گوناگون سازمان را داشته باشد

• امکان تولید گزارشات را فراهم کند

• امکانات انجام تعاریف مدیریتی و مدیریت دسترسی‌ها را فراهم کند

خروجی‌های داشبوردهای مدیریت

برخی از خروجی‌هایی که می‌توان از سیستم گرفت عبارتند از :

مقایسه نسبت‌ها : مقایسه نسبت ریز هزینه‌های مربوط به پروژه به کل هزینه‌ها مانند نسبت هزینه کارگر ساده به کل هزینه پروژه نسبت هزینه تجهیز کارگاه به کل هزینه و ... که بر اساس این فاکتورها مدیران می‌توانند نسبت به مقایسه سودآوری کارگاه‌ها و وضعیت آنها دید بهتری داشته باشند

اطلاعات بدهی پیمانکاران : مدیران شرکت می‌توانند آمار بدهی و پرداختی‌های پیمانکاران در بازه زمانی مشخص را به دست بیاورند.

اطلاعات مطالبات پروژه‌ها : مقایسه میزان دریافتی و مطالبات با درصد پیشرفت پروژه و مقایسه پروژه‌ها و مطالبات آنها

اطلاعات سودآوری پروژه و تصمیم‌گیری در ارتباط با اقدامات اصلاحی و تسطیح برنامه‌ریزی پروژه‌ها

وضعیت داشبوردهای مدیریت در نگاه آمار

تام پرینگلز (Tom Pringle) از کار‌شناسان مرکز تحقیقات فناوری Pringle & Company در گزارشی اعلام نموده که سازمان‌ها سالانه به طور میانگین ۷۹ میلیارد دلار برای استفاده از نرم‌افزار‌ها و خدمات هوشمند تجاری سرمایه‌گذاری می‌کنند که پیش‌بینی می‌شود این رقم در سال ۲۰۱۶ میلادی به ۱۴۳ میلیارد دلار برسد.