نشریه شماره   167   دوهفته نامه آرشیو PDF پیام ساختمان

روابط عمومی حرفه ای، تخصصی و کارآمد


غلامرضا خراسانی

سازمان نظام مهندسی ساختمان با بیش از 250 هزار نفر عضو، یکی از بزرگ‌ترین تشکل‌های تخصصی کشور است که تقریباً وابستگی دولتی ندارد و با سازوکار سازمان‌های مردم نهاد اداره می‌شود. یکی از بخش‌های بسیار مهم این سازمان پر تعداد و پر طرفدار، واحد روابط عمومی آن است که در دوره پنجم مدیریت این سازمان، رشد و گسترش چشمگیری یافت. تأثیرات مثبت شکل‌گیری واحد روابط عمومی مستقل و حرفه‌ای در شورای مرکزی، ظرف مدت کمی به تمام سازمان‌های نظام مهندسی در سراسر کشور تسری پیدا کرد، به این نحو که روابط عمومی شورای مرکزی سازمان در آبان ماه سال 1390 اقدام به برگزاری گردهمایی مسئولان روابط عمومی سازمان‌های استانی نظام مهندسی ساختمان کشور کرد و از دل آن گردهمایی، «شورای هماهنگی روابط عمومی سازمان‌های نظام مهندسی ساختمان» بیرون آمد که متشکل از شش نفر بود. از این رو بر آن شدیم تا با هر شش معین روابط عمومی گفت وگو کنیم تا به عبارتی با همه روابط عمومی‌های سازمان نظام مهندسی کشور صحبت کرده باشیم. علیرغم پیگیری‌های مکرر، موفق به گفت وگو با معین منطقه دو نشدیم ولی در عوض با مدیرکل روابط عمومی شورای مرکزی کشور، به عنوان بانی گردهمایی‌های سالانه و کسی که بسیاری از موفقیت‌های روابط عمومی‌های سازمان مدیون عملکرد حرفه‌ای اوست و نیز با مدیر روابط عمومی سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تهران گفت وگو کردیم.

وضعیت موجود، مطلوب ما نیست

پیام ساختمان: طی سه سال گذشته شاهد رشد روابط عمومی در سازمان نظام مهندسی استان‌های کشور بوده‌ایم. از این به بعد روابط عمومی‌ها باید چه کنند؟

بهزاد تیمور پور، مدیرکل روابط عمومی شورای مرکزی: الآن فرصت‌های پیشِ روی روابط عمومی‌ها در نظام مهندسی بسیار زیاد است و ما هم به عنوان استراتژی اصلی، بر اساس اسناد بالادستیِ نظام مهندسی عمل می‌کنیم که قانون نظام مهندسی، آئین نامه اجرایی، سند چشم‌انداز و سند راهبردی سازمان هستند. روابط عمومی‌ها هم موظف‌اند بر اساس این اسناد برای خودشان پروژه‌های اجرایی در جهت تحقق این اهداف ایجاد کنند. ما در نظام مهندسی ذیل اسناد مذکور به دنبال دستیابی به اطلاع‌رسانی پایدار در نظام مهندسی هستیم.

پیام ساختمان: به این منظور به عنوان کار اجرایی تا به حال چه کرده‌اید؟

تیمور پور: بحمدالله نظام مهندسی در 31 استان کشور و بیش از 400 شهر کشور دفتر دارد و با توجه به همکاری خوب شورای مرکزی با قوای سه گانه، در سه سال گذشته، وظایف متعدد و متنوعی را انجام داده‌ایم؛ اعم از وظایفی که حاکمیت تشخیص داده باید نظام مهندسی به شکل تخصصی انجام دهد و یا مواردی که سازمان پیشنهاد داده و آنها پذیرفته و به وظایف سازمان اضافه شدند، نظیر تفکیک آپارتمان ها توسط مهندسان نقشه‌بردار و پروژه کاداستر که مجلس و سازمان ثبت در حال دنبال کردن آن هستند. یا مثلاً در حوزه دولت بحث نظارت عالیه بر پروژه‌های عمرانی دولتی، به نظام مهندسی واگذار شد .

در حوزه مجلس شورای اسلامی، مشورت‌گیری تخصصی و لازم مجلس از گروه‌های تخصصی شورای مرکزی در کمیسیون های تخصصی و البته بیشتر در کمیسیون عمران انجام شده است. اینها نمونه‌هایی است که در حال حاضر در مجموعه همکاری‌های ما وجود دارد.

پیام ساختمان: در حوزه روابط عمومی چه کرده‌اید؟

تیمور پور: در سه سال گذشته یکی از بحث‌های ما توسعه نشریات استان‌ها بوده که در حال حاضر 170 هزار نسخه، نشریه در قالب ماهنامه، فصلنامه، خبرنامه و ویژه‌نامه در استان‌ها منتشر می‌شود.

همچنین توسعه فضاهای مجازی اطلاع‌رسانی نظام مهندسی که تقویت آنها را برای داشتن پایگاه‌های منظم و به‌روز شده استان‌ها در حوزه اطلاع‌رسانی در دستور کار داریم. ما در این زمینه جهش خوبی داشته‌ایم چون در گذشته در برخی از استان‌ها نگاه به وب‌سایت، در حد آرشیو اطلاعات بوده درحالی‌که الآن خبررسانی منظم و اقناع افراد بازدیدکننده از وب‌سایت را در اهداف استانی داریم.

ازدیگرفعالیت ها، توسعه اطلاع‌رسانی پیامکی و ارتباط مستمر با رسانه‌های تخصصی نظیر دو هفته‌نامه پیام ساختمان قابل‌ذکر است. میزگردهای تخصصی و نشست‌های خبری رؤسا و اعضای هیئت‌مدیره استان‌ها به مناسبت‌های مختلف توسعه پیدا کرده است. در بحث گودبرداری‌ها در سال 1391 به شکل ویژه کار کرده‌ایم و یکی از خروجی‌های آن این بود که در ریزش‌های مربوط به گودبرداری‌ها، رسانه‌ها کمتر به سراغ معرفی صریح نظام مهندسی به عنوان مقصر می روند. این دستاوردی رسانه‌ای است که به خاطر آن اطلاع‌رسانی و فرهنگ‌سازی شد و الآن مردم به راحتی نمی‌پذیرند که مثلاً به عنوان یک پیش‌فرض، نظام مهندسی مقصر است. این نکته‌ای موردی در سال 91 است. هدف‌گذاری برای اقناع افکار عمومی و جلب مشارکت برای توسعه صدور شناسنامه فنی و ملکی استان‌ها توسط روابط عمومی‌ها شکل گرفت و الآن خود رسانه‌ها و افکار عمومی آن را مطالبه می‌کنند. زمینه سازی این امر توسط روابط عمومی ما در استان‌ها شکل گرفت که الحمدالله پروژه موفق رسانه‌ای ما بود.

پیام ساختمان: در این مسیر چه مشکلاتی پیش رو داشتید؟

تیمور پور: به نظرم مقداری آئین نامه اجرایی قانون سازمان نظام مهندسی باید اصلاح شود و تغییر کند. در حال حاضر قانون سازمان در آستانه بازبینی است اگر چه مورد بحث ما بیشتر آئین نامه اجرایی آن است. به عنوان مثال آئین نامه، شورای مرکزی را موظف کرده حتماً در تیرماه اجلاس هیئت عمومی را برگزار کند که می‌تواند، در زمانی که آب و هوا یا شرایط و زمان مناسب باشد،چنین مواردی باید تغییر کند. نکته دوم هم این که در بحث وظایف حاکمیتی جا دارد که بحث تعیین موضوعات، برگزاری آزمون نظام مهندسی، صدور پروانه اشتغال مهندسان و نظایر چنین تکالیفی که وزارت راه و شهرسازی انجام می‌دهد به خود نظام مهندسی محول شود که باعث رشد و تقویت بخش‌های خصوصیِ تخصصی مثل ما می‌شود.

پیام ساختمان: در خصوص بودجه مشکلی ندارید؟

تیمور پور: نظام مهندسی به عنوان نظام صنفی غیردولتی بودجه‌اش را از طریق اعضا تأمین می‌کند و خیلی وابسته به بودجه‌های دولتی نیست. ولی قانون، بحث اطلاع‌رسانی را بر عهده وزارت راه و شهرسازی و دفتر مقررات ملی ساختمان و در حوزه فرهنگ‌سازی، بر عهده دفتر مقررات ملی گذاشته است. بودجه‌ای هم که برای این امور در نظر گرفته‌شده در اختیار ما نیست بلکه در اختیار وزارتخانه است. به نظرم باید آن بودجه را در اختیار سازمان نظام مهندسی قرار دهند و باید حسابرسی کنند تا مشخص شود که تا به حال چرا در بحث اطلاع‌رسانی، مثلاً انیمیشن‌سازی در صدا و سیما صورت نگرفته است. به عنوان مثال شرکت ملی گاز از این رسانه استفاده کرد و موفق هم بود چون آمار مرگ‌ومیر بر اثر گازگرفتگی پایین آمد. درحالی‌که که بودجه‌ای وجود دارد و هزینه نشدن آن با مرگ‌ومیر انسان‌ها ارتباط دارد، باید مشخص شود چرا هزینه نشده و اگر شده در کجا بوده است.

اقناع افکار عمومی برای ساختمان‌سازی صحیح، باعث رشد عمر ساختمان‌ها می‌شود و ساختمان‌های ما که الآن 30 سال عمر دارند، اگر در رسانه‌های اثرگذار، اطلاع‌رسانی کنیم عمر آنها افزایش می‌یابد. درحالی‌که قانون‌گذار این موضوع را در سال 1374 در قانون پیش‌بینی کرده و در بودجه دولتی هم دارای ردیف است و به دفتر مقررات ملی ساختمان، این بودجه داده می‌شود. به نظرم باید مشخص شود در 18 سال گذشته این هزینه‌ها در کجا مصرف شده است. این یکی از مطالبات ماست و نظام مهندسی به عنوان مدعی‌العموم در اجرای قانون نظام مهندسی باید آن را مطالبه کند و آقای مهندس هاشمی در آخرین نشست خبری‌شان آن را مطالبه کردند.

پیام ساختمان: در زمینه نیروی کار متخصص کمبود ندارید؟

تیمور پور: ما به این نتیجه رسیده‌ایم که باید نیروهایمان را آموزش بدهیم. اگرچه در حال حاضر روابط عمومی استان‌ها در جایگاه خوبی از نظر نیروی انسانی هستند، ولی وضعیت موجود مطلوب ما نیست.

نماینده سازمان بین مردم، نماینده مردم در سازمان

پیام ساختمان: روابط عمومی استان چه فعالیت‌هایی تا به حال انجام داده است؟

ساعد معارفی، معین منطقه یک: ما فعالیت‌های گسترده‌ای مخصوصاً در دوره پنجم سازمان نظام مهندسی استان قزوین. داشتیم که در دو بخش برون‌سازمانی و درون سازمانی بوده است. بخش برون‌سازمانی مربوط به اعضای سازمان نظام مهندسی است تا با وضعیت و کارهای روتین روابط عمومی آشنا شوند؛ امری که روابط عمومی هر سازمانی می‌تواند انجام دهد و ما هم انجام داده‌ایم. اما بخش مهم تر آن که خیلی گسترده‌تر و اثرگذارتر است بحث برون‌سازمانی است و با توجه به رسالتی که سازمان نظام مهندسی دارد، فکر کنم سازمان نظام مهندسی استان ما در این زمینه خیلی خوب عمل کرده و موفق بوده است. می‌دانید حدود دو دهه است که قانون نظام مهندسی مصوب شده و در این سال‌ها کار زیادی برای اجرای مقررات ملی ساختمان نشده است. به نظرم بخشی از رسالتی که روابط عمومی‌ها دارند شناساندن مقررات ملی ساختمان و منافعی است که اجرای این مقررات برای مردم دارد. تک‌تک مبحث مقررات ملی ساختمان در مورد معیشت و زندگی و رفاه بهره‌برداران است که مردم هستند. متأسفانه باید بگوییم در این چند سال گذشته روابط عمومی‌ها در این امر موفق نبودند اما خوشبختانه با فعالیت اخیر شورای مرکزی و ایجاد شورای هماهنگی روابط عمومی و تلنگری که به سایر روابط عمومی‌های کشور زده شد این فعالیت بیشتر شده و در دو سال گذشته شورای هماهنگی روابط عموی خصوصاً با تشکیل معین‌ها و دستور کاری که برای خودش نوشت توانست کمک زیادی به این امر بکند.

پیام ساختمان: شما مهم‌ترین وظیفه روابط عمومی سازمان را چه می‌دانید؟

معارفی: بزرگ‌ترین رسالت و مسئولیت روابط عمومی‌ها در بخش برون‌سازمانی زمینه سازی برای پیاده‌سازی مقررات ملی ساختمان و شناساندن آن به مردم و نشان دادن منافع آن است. چون ما به عنوان یک سازمان مردم نهاد شناخته می‌شویم پس فعالیت ما باید نسبت به سازمان‌های دولتی چند برابر باشد. اگر روابط عمومی سازمان‌های دولتی وظایف مشخصی دارند، الحمدالله روابط عمومی‌های سازمان‌های نظام مهندسی به صورت گسترده‌تری می‌توانند عمل کنند. اگر درایت و اقتدار هیئت‌مدیره سازمان در این امر کمک کند روابط عمومی سازمان‌ها می‌توانند در ایجاد زمینه برای پیاده‌سازی مقررات ساختمان بسیار کمک کنند.

پیام ساختمان: روابط عمومی‌ها در این مسیر چه مشکلاتی دارند؟

معارفی: مشکل نبود وحدت رویه در سازمان‌ها نظام مهندسی بخصوص در بخش روابط عمومی است که با حضور شورای هماهنگی و با قدرت و صلابتی که روابط عمومی شورای مرکزی دارد امیدوارم این مسائل حل شود. الآن قدرت روابط عمومی‌ها در سازمان‌های کشور از صفر تا 100 است که امر خوبی نیست، یعنی ما روابط عمومی‌های بسیار ضعیف و روابط عمومی‌های بسیار قوی داریم که این امر به نفع سازمان نیست. اگر وجهه بیرونی سازمان را نگاه کنیم، به صورت یک شاکله و یک مجموعه است و به خاطر این امر ما باید سرعت روابط عمومی‌ها را در کل کشور به یک اندازه کنیم تا بتوانیم عملکرد آنها را اندازه‌گیری نماییم. اگر یک سازمان ضعیف عمل کند مسلماً این ضعف به سایر سازمان‌ها سرایت خواهد کرد و کل مجموعه را ضعیف می‌کند. به نظرم روابط عمومی‌ها باید وحدت رویه و دستور عمل و اساس‌نامه داشته باشند.

یکی دیگر از مشکلات بزرگ ما عدم شناخت مدیران ما از روابط عمومی و وظایف آن است. وظایف روابط عمومی‌ها بسیار گسترده است و در سطح دنیا حرف اول را می‌زنند؛ یعنی برنامه‌ریز سازمان به نوعی روابط عمومی است، مخصوصاً در بخش‌هایی که با مردم در ارتباط هستند. روابط عمومی‌ها برنامه‌ریز اصلی برنامه‌های مدیران ارشد و کلان هستند و این به نفع دو طرف است. من همیشه می‌گویم روابط عمومی‌ها نماینده سازمان در بین مردم و نماینده مردم در سازمان‌ها هستند و این خیلی مهم است. یعنی رابطه‌ای دو سویه است که بسیار می‌تواند کمک کند. یک مراجعه‌کننده اول می‌تواند با روابط عمومی صحبت کند و مشکلاتش را در میان بگذارد و روابط عمومی می‌تواند حد واسط مراجعه‌کننده و مدیران ارشد سازمان و مدیران کلان یک شهر باشد و مشکلات مردم را به گوش مدیران برساند و این کار می‌تواند به روان شدن مسیر و سهل تر شدن مشکلات بینجامد.

هماهنگی با شورای مرکزی گام بسیار بلندی است

پیام ساختمان: با توجه به اهمیت آموزش در قانون سازمان، شما در خصوص اطلاع‌رسانی های آموزشی چه کرده‌اید؟

بهادر دهقانی، معین منطقه سه:ما در سازمان نظام مهندسی بخش آموزش داریم که جدای از کار روابط عمومی است ولی کارهای مرتبط با اطلاع‌رسانی آن را ما انجام می‌دهیم. با توجه به قوانین، سازمان همیشه مواردی مرتبط با آموزش‌های تخصصی و بخشی از آموزش‌های عمومی را دنبال می‌کند، مثل آموزش‌های تخصصی ارتقای پایه، دوره‌های آمادگی برای آزمون، دوره‌های تخصصی مورد نیاز مهندسان برای اخذ پروانه اشتغال و ارتقای پروانه که اینها در درون سازمان با هماهنگی اداره راه و شهرسازی استان همیشه مشغول به انجام هستند و اجرا می‌کنند. در چنین مواردی ما از قبل اطلاعیه‌هایی می‌دهیم تا مهندسان برای ثبت‌نام مراجعه و اعلام آمادگی کنند و بعد از ثبت‌نام، هنگامی که واحد آموزش هماهنگی لازم را با استاد و محل کلاس و غیره انجام داد ما اطلاع‌رسانی کامل را از طریق سایت و پیامک برای ثبت‌نام کنندگان و همچنین از طریق تابلو اعلانات در درون سازمان خودمان و اداره کل راه و شهرسازی استان انجام می‌دهیم. بعضاً هم از مطبوعات محلی استفاده می‌کنیم. اگر آزمونی هم گرفته شود طبیعتاً اعلام نتایج و اطلاع‌رسانی لازم را انجام می‌دهیم.

پیام ساختمان: از عملکرد روابط عمومی هم بفرمایید.

دهقانی:در بحث اطلاع‌رسانی در درون سازمان خودمان، علاوه بر فصل‌نامه‌ای که داریم به نام پاتاق که مرتب چاپ می‌شود، خبرنامه‌های داخلی و خبرنامه‌های الکترونیکی هم داریم و سایت سازمان هم هست که نقش اطلاع‌رسانی دارند. در کنار آن ما از سیستم اطلاع‌رسانی پیامکی انبوه ، اطلاعات و اخبار و اطلاعیه‌های سازمان را ارسال و اطلاع‌رسانی می‌کنیم؛ ضمن این که در درون سازمان هم بردهای سازمانی وجود دارد و ما از این تابلوهای اعلانات و بردها استفاده لازم را می‌بریم.

پیام ساختمان: اگر مشکلاتی هم دارید بفرمایید.

دهقانی:مواردی وجود دارد که بیشتر عدم همخوانی بعضی از سیاست‌های اجرایی و اعلامی سازمان‌های استانی با شورای مرکزی است. به نظر من هماهنگ شدن هرچه بیشتر سازمان‌های استانی با شورای مرکزی در جهت بالا بردن منافع جمعی اعضای سازمان و به دست آوردن حداکثر منافع در جهت اهداف بلندمدت می‌تواند گام بسیار بلند و بزرگی باشد. اینکه دوستان بتوانند هماهنگی بیشتر را به صورت متمرکز از مرکز کشور داشته باشند و با رعایت اصل تصمیم‌گیری مستقلی که طبق قانون در استان‌ها باید باشد، اگر این اتفاق بیفتد و این وحدت رویه وجود داشته باشد تمام استان‌ها می‌توانند از تجارب هم از طریق کانال یا شبکه‌ای استفاده کنند. به این صورت مواردی که نیاز به آزمون و خطا دارد در هر استانی به شکل جداگانه تکرار نخواهد شد بلکه تجارب موفق به صورت آن لاین در اختیار سایر استان‌ها قرار می‌گیرد که کمک بسیار بزرگی در عرصه اطلاع‌رسانی و خدمت به جامعه نظام مهندسی استان‌ها خواهد بود.

اولین روابط عمومی سازمان هستیم

پیام ساختمان: با توجه به تاکید قانون بر آموزش و اطلاع‌رسانی، شما در سازمان نظام مهندسی در این خصوص چه کرده‌اید؟

عباس امیریان، معین منطقه چهار:واحد آموزش سازمان استان ما بسیار فعال است و الآن در مشهد هفته‌ای یکی دو سمینار یا کارگاه آموزشی داریم. در همین هفته ما سه تا همایش داشتیم. برگزارکننده این همایش‌ها مدیریت آموزش است ولی تبلیغات، اطلاع‌رسانی، رزرو مکان و بقیه کارهای آن با ماست. یعنی همایش را تماماً ما برگزار می‌کنیم و واحد آموزش فقط برنامه‌های آموزشی را اجرا می‌کند. از آموزش که بگذریم ما ارتباطات خیلی خوبی با رسانه‌ها داریم و صدا و سیما مرتباً در تمام همایش‌های ما فعالانه شرکت و اخبار را به خوبی منعکس می‌کند. ارتباط‌های خیلی خوبی هم در مشهد با آستان قدس داریم به نحوی که کارهایمان با تلفن انجام می‌شود. با تمام دستگاه‌های اجرایی استان و استانداری‌ها هم ارتباط داریم و در خیلی از محافل رسمی دعوت می‌شویم. طبیعتاً اطلاع‌رسانی پیامکی و سایت فعال و به‌روزی هم داریم، اما در بحث اطلاع‌رسانی، روابط عمومی ما امسال دو مقام کشوری را هم به دست آورد: در بین 150 روابط عمومی و هزار و 800 اثر در بین وزارت خانه‌ها، شرکت‌ها و نهادها در بخش دولتی و خصوصی، خبرنامه روابط عمومی نظام مهندسی استان ما رتبه اول را در سطح ملی در بخش گزارش و رتبه دوم را در عکس به دست آورد. برگزارکننده این جشنواره "انجمن تخصصی روابط عمومی" ها بود. یکی دیگر هم این که در جزیره کیش در بین نشریات نظام مهندسی کشور، خبرنامه ما رتبه دوم را به دست آورد. البته رتبه اول حق ما بود ولی چون نشریه طاق ما در بخش دیگری اول شده بود و معمولاً مقام اول را به دو نشریه از یک استان نمی‌دهند خبرنامه روابط عمومی استان هم رتبه دوم را به دست آورد که مورد تشویق ریاست محترم سازمان و همچنین سازمان استان قرار گرفت.

پیام ساختمان: در مسیر انجام کارهایتان مشکل هم داشته‌اید؟

امیریان: ما مشکل نداریم اما در برخی استان‌ها مانند استان کرمان هنوز روابط عمومی شناخته‌شده نیست و روابط عمومی ندارند. ولی خوشبختانه در سازمان نظام مهندسی خراسان رضوی با مدیریت مهندس اخوان عبداللهیان و هیئت‌مدیره ما، روابط عمومی خیلی ارتقا یافته و در سطح بالا مطرح است. درباره نیروهای فعال هم عرض می‌کنم، ما دو کارشناس ارشد داریم و خودم هم حدود 18 سال سابقه روابط عمومی دارم. اولین روابط عمومی نظام مهندسی کشور در استان خراسان ایجاد شد که بنده ایجاد کردم. ما الآن سابقه 18-19 ساله در روابط عمومی داریم، در صورتی که روابط عمومی تهران در سه سال گذشته فعال شده است. از این جهت روابط عمومی فعالانه در کشور حرف اول را می زند.

606 نفر – ساعت کار تخصصی کرده‌ایم

پیام ساختمان: با توجه به این که شما دبیر شورای هماهنگی هم هستید عملکرد این شورا را در دو سال گذشته چطور می‌بینید؟

سعید کیوانی، دبیر شورای هماهنگی روابط عمومی و معین منطقه پنج:در دو سال گذشته جدای از جانمایی اصل موضوع روابط عمومی‌ها در بین هیئت‌مدیره‌ها، شورای هماهنگی تلاش زیادی نمود تا "روابط عمومی" به عنوان یک واحد تأثیرگذار و بااهمیت سازمانی، بیشتر از گذشته دیده شود. دیده شدنی که حداقل پیامدهای آن، افزایش انگیزه‌های کاری کارکنان این واحد، ارتقای وضعیتِ علمی، آموزشی، بهبود نگرش هیئت‌مدیره نسبت به فعالیت‌های واحد و از همه مهم تر تغییر نگاه سنتی مدیران سازمان به واحد روابط عمومی و شاغلین این بخش بوده است. این شورا از آبان ماه 90 تا مهرماه 92 سیزده جلسه با حضور اعضای منتخب و سه جلسه با حضور تمام مدیران روابط عمومی برگزار کرد که ماحصل آن تلاش و همفکری شورا و مدیران روابط عمومی در 606 نفر – ساعت کار تخصصی بوده است.

پیام ساختمان: برای اموری مانند آموزش مدیران روابط عمومی چه کردید؟

کیوانی: این شورا در نخستین جلسه‌هایی که برگزار شد، توجه به زیرساخت‌های روابط عمومی‌ها را مدنظر قرار داد که تدوین پیش‌نویس سند چشم‌انداز روابط عمومی (برای تعیین دورنمای فعالیت‌های سازمان) یکی از این اقدامات بود. بحث و بررسی در مورد شرح وظایف روابط عمومی و ایجاد فضای رقابتی سالم مابین مدیران سازمان‌های استانی یکی دیگر از مواردی بود که مورد توجه اعضای شورای هماهنگی قرار گرفت. اما آموزش و ارتقای جایگاه علمی شاغلان این بخش، در قالب برگزاری دوره‌های آموزشی به عنوان یک امر مهم همواره مورد پیگیری اعضای شورا قرار گرفته است به گونه‌ای که جلسات کشوری مدیران روابط عمومی، بازدید معین‌ها از سازمان‌های استانی و همچنین ارزیابی نشریات استانی به عنوان یک موضوع آموزشی دیده شده است.

گفتنی است بر پایه مصوبات متعدد شورای هماهنگی، مشهد مقدس میزبان مدیران و کارشناسان سازمان‌ها در کارگاه‌های آموزشی خواهد بود که گواهینامه تخصصی برای آنان نیز صادر خواهد شد.

پیام ساختمان: ظاهراً روابط عمومی تمام استان‌ها به یک اندازه رشد نکرده است

کیوانی: شورای هماهنگی در دو سال گذشته اقدام به تقسیم‌بندی مناطق جغرافیایی کشور برای بازدید از تمام سازمان‌های استانی نمود که بر این اساس کشور به شش منطقه کاری تقسیم شد که در نهایت و تا پایان شهریور 92 ده استان کشور مورد بازدید معین‌ها قرارگرفته و مابقی نیز مورد بازدید قرار می‌گیرند.

در این بازدیدها جلسات مشترک با رئیس سازمان، مدیران روابط عمومی و واحدهای مرتبط با این بخش انجام‌شده و گزارش بازدید و نقایص واحدهای مربوطه به صورت گزارش کتبی به سازمان‌های مربوطه ارسال شده است.

پیام ساختمان: به جز این موارد شورا دیگر چه اموری را در دستور کار قرار داده است؟

کیوانی: دو سال گذشته دو جشنواره مطبوعات برگزارشد که نخستین جشنواره مطبوعات تخصصی (قبل از آغاز به کار شورا) در قزوین و دومین دوره آن در جزیره کیش برگزار گردید که اعلام نتایج آن باعث ایجاد فضای نشاط، خودباوری و رقابت بین مدیران شده و از سوی دیگر، زمینه ارتقای کیفیت نشریات را فراهم ساخته است. همچنین شورای هماهنگی برای بهبود جایگاه علمی مدیران و کارشناسان اقدام به برگزاری جلسات تخصصی با اساتید دانشگاه، اعضای هیئت‌علمی، انجمن‌های تخصصی مانند (موسسه کارگزار روابط عمومی، انجمن متخصصان روابط عمومی و ...) کرده است که ماحصل آن در ماه‌های آتی نمود عینی خواهد یافت. البته این موارد تنها بخشی از تلاش‌های شورای هماهنگی در فاصله زمانی مذکور بوده که بررسی اجمالی تمام مصوبات و کارکردها، نشان از توجه شورای مرکزی به توسعه علمی روابط عمومی‌ها در سازمان‌ها و امیدواری به آینده‌ای بهتر است.

برنامه ریزی قبل از بودجه مهم است

پیام ساختمان: در قانون سازمان نظام مهندسی و آیین‌نامه اجرایی آن در مرحله اول روی آموزش و مرحله بعد روی اطلاع‌رسانی خیلی تاکید شده است. شما برای این دو موضوع چه کرده‌اید؟

کرامت اله دشتی زاده، معین منطقه شش: اگر منظور شما آموزش کارکنان روابط عمومی است باید اول ببینیم کارکنانی داریم که بخواهیم آنها را آموزش بدهیم؟ متأسفانه در بعضی استان‌ها هنوز جایگاه روابط عمومی آن گونه که باید احساس نشده و جایگاه ویژه و خاصی که در شأن کار روابط عمومی است برایش در نظر گرفته نشده‌است. بعضی استان‌ها مدیر روابط عمومی هم ندارند چه برسد به کارکنان! ولی در سازمان استان یزد جایگاه مناسبی برای روابط عمومی دیده‌شده و روزبه‌روز هم این جایگاه بهتر شناخته می‌شود. از نظر آموزش هستیم هم ما بیشتر متکی به دوره‌های آموزشی که روابط عمومی شورای مرکزی به صورت متمرکز برگزار می‌کند . به عنوان مثال: در قزوین یک دوره آموزشی برگزار شد و دوره بعد در تهران بود و الان هم همایشی را برای سوم و چهارم مهرماه در مشهد تدارک دیده‌اند که بخش عمده آن برنامه‌های آموزشی است. من می‌خواهم در جلسه مشهد پیشنهاد بدهم روی بعد آموزش‌های مجازی و آموزش از راه دور برای کارکنان روابط عمومی بیشتر سرمایه‌گذاری کنیم چون بیشتر آموزش‌ها به صورت حضوری بوده است. ان‌شاءالله بحث آموزش از راه دور را با ارسال و ارائه و معرفی کتاب‌های خاص و گرفتن آزمون به صورت مجازی و از راه دور پیگیر خواهیم شد.

آموزش‌هایی هم خود سازمان برای مهندسان دارد مثل برنامه‌های بازآموزی و آموزش‌های حین خدمت . برای این منظور ما واحد آموزش داریم که این کارها را انجام می‌دهند و اخیراً هم واحدی به نام پژوهش به سازمان اضافه‌شده که این دو مکمل هم هستند. خوشبختانه در یزد ما یک کتابخانه تخصصی هم داریم که در بعد آموزشی می‌تواند بسیار موثر باشد و مخصوصاً در آزمون‌های ورود به حرفه هم این کتابخانه مورد مراجعه مهندسان بوده و خیلی موثر است.

پیام ساختمان: در کارهای آموزشی روابط عمومی نقشی ندارد؟

دشتی زاده: ما فقط در جهت انعکاس اطلاعیه‌ها و برگزاری آنها و احیاناً گفتگو و مصاحبه با مدرسان همکاری می‌کنیم که به صورت جنبی است اما به صورت ماهوی و مبنایی خود واحد آموزش برنامه‌ریزی می‌کند و مثل واحدهای دیگر ما خبرهایشان را پوشش می‌دهیم.

پیام ساختمان: در خصوص بودجه مشکلی ندارید؟

دشتی زاده: به نظرم واحد روابط عمومی اگر خودش برنامه‌ریزی اصولی داشته باشد و آنها را به تصویب سازمان و هیئت‌رئیسه برساند خودبه‌خود بودجه آن هم تأمین می‌شود و مشکلی نخواهد داشت. این موضوع مقداری به خودمان برگردد و در وهله اول باید خودمان برنامه‌ریزی داشته باشیم که اهداف ما چه هست و چه ابزار و امکاناتی در اختیار داریم و به چه شکلی می‌خواهیم به این اهداف برسیم. اگر برای این امر برنامه‌ریزی داشته باشیم به مقدار زیادی مشکلات ما حل می‌شود. به عنوان نمونه رسانه‌ای مثل صدا و سیمای استان و رسانه‌های محلی و حتی بعضی از جراید کشوری و ملی که ویژه‌نامه‌هایی برای استان‌ها دارند فضاهای خوب تبلیغاتی و اطلاع‌رسانی هستند و اگر روابط عمومی با آنها وارد تعامل شود و برای اینکه از فضاهای آنها استفاده کند برنامه‌ریزی داشته باشد - مثلاً یک برنامه رادیویی یا تلویزیونی هفتگی یا ماهیانه ترتیب دهد یا ستون‌های خاصی را برای فرهنگ‌سازی در مطبوعات محلی یا ویژه‌نامه‌های نشریات سراسری برای خودش پیدا کند - طبعاً به اینکه چه بودجه‌ای نیاز است می‌رسد و وقتی این بودجه را با دلایل توجیهی به هیئت‌رئیسه سازمان بدهد بالأخره در جایی تصویب و بودجه هم برایش در نظر گرفته می‌شود. اما اگر همین طور بنشینیم و بگوییم برای رسانه‌ها بودجه بدهید تا بعداً ما این بودجه را در جایی مصرف کنیم مقداری با مشکل مواجه می‌شویم. موارد مشابه دیگر وقتی است که روابط عمومی می‌تواند برای تصمیم‌گیری‌های سازمان زمینه سازی کند. فرض کنیم که در سازمان بحث تعرفه‌های خدمات مهندسی مطرح می‌شود که امسال هم بحث آن داغ بود. اگر این تعرفه‌ها می‌خواهد تغییر کند نیاز است روابط عمومی قبل از اینکه حتی مصوبه‌ای از ناحیه هیئت‌مدیره یا شورای مرکزی سازمان ابلاغ شود شرایط فکری و اجتماعی مناسب آن را فراهم کند تا وقتی مصوبه اعلام می‌شود احیاناً در جامعه و در بعضی از مراکز تصمیم‌گیری مثل شورای شهر و شهرداری با واکنش منفی مواجه نشود. اگر روابط عمومی نشان دهد که می‌تواند این کار را انجام بدهد و بودجه‌ای هم نیاز دارد، این بودجه علی‌القاعده تأمین می‌شود.

پیام ساختمان: شما خودتان در استان چنین تجربه‌ای دارید؟

دشتی زاده: موردی که ما الآن پیگیر آن در استان یزد هستیم و به زودی انجام می‌شود این است که می‌خواهیم «شورای هماهنگی روابط عمومی‌های هیئت چهار نفره استان» را تأسیس کنیم. معاون عمرانی استاندار، مدیر کل راه و شهرسازی، رئیس نظام مهندسی و شهردار، اعضای هیئت چهار نفره استان هستند که معمولاً به صورت ماهانه جلسه دارند. حال اگر ما بتوانیم روابط عمومی‌های این چهار ارگان را متقاعد نماییم تا باهم همکاری کنیم، می‌توانیم کارها را با سرعت بیشتری پیش ببریم. در یک استان که روابط عمومی‌های شهرداری، اداره کل راه و شهرسازی، سازمان نظام مهندسی و معاونت عمرانی استانداری یکپارچه در جهت اهداف قانونی سازی مسائل ساخت‌وساز، پیاده کردن مقررات ملی ساختمان، ترویج معماری ایرانی- اسلامی، ترویج شیوه‌های جدید ساخت‌وساز، استانداردسازی مصالح و مواردی از این دست کار فرهنگی و زمینه سازی کنند، می‌توانند برای تصمیمات هیئت چهار نفره خیلی اثرگذار باشند.

با مظلومیت رسانه‌ای و فرهنگی مواجه‌ایم

پیام ساختمان: بزرگ‌ترین چالش‌های روابط عمومی‌های سازمان را در کجا می‌بینید؟

شهین روشن قلب، مدیر روابط عمومی سازمان استان تهران: من در همایش قزوین که پیام ساختمان هم حضور داشت تمام چالش‌های روابط عمومی‌ها را اعلام کردم و گفتم: "نخستین چالش روابط عمومی‌ها نبود برنامه در طراحی تشکیلات سازمان و نبود یک نقشه سازمانی درست است." خوشبختانه روابط عمومی شورای مرکزی این چارت را ایجاد کرد و کم‌کم در حال پیاده شدن است.

در نشست اجلاس کیش هم سند چشم‌انداز ارائه شد که سند بسیار محکمی بود برای رسیدن به اهداف روابط عمومی‌ها.

ارتقای توانمندی تخصصی و کارشناسی در روابط عمومی‌های سراسر کشور، مسیر رسیدن به اهداف سند چشم‌انداز را هموار می‌کند. الآن یکی از اصلی‌ترین برنامه‌های اجرایی ما در روابط عمومی استان، اصلاح ساختار و تدوین چارت و برنامه تشکیلات روابط عمومی است که می‌تواند به عنوان یک الگو و متد در تمامی استان‌ها به‌کاربرده شود.

هدف هم چیزی نیست جز این که روابط عمومی بتواند به یک واحد کارامد تبدیل شود و با به‌کارگیری اصول صحیح و ابزارهای اطلاع‌رسانی، بتوانیم جریان سازی رسانه‌ای کنیم. در حال حاضر سازمان نظام مهندسی به نوعی با مظلومیت رسانه‌ای و فرهنگی مواجه است. چالش‌های دیگری هست ولی ما نمی‌خواهم وارد جزئیات شوم یعنی چالش را باید در کل دید.

پیام ساختمان: از فعالیت‌های خودتان بفرمایید

شهین روشن قلب، فعالیت‌های سازمان مثلاً برگزاری جشن‌ها و همایش‌ها و مراسم روز مهندس و غیره، موضوعات جاری است که همواره انجام می‌گیرد. من بزرگ‌ترین کاری که کرده‌ام یک مدیر رسانه‌ای قوی به مجموعه آوردم که فوق‌لیسانس مهندسی عمران از دانشگاه تهران و در صدا و سیما، برنامه‌ریز و تهیه کننده است. اکنون قصد دارم یک خبرنگار قوی جذب کنم چون عدم حرفه‌ای بودن کارکنان و کارشناسان یکی از مشکلات روابط عمومی‌هاست.

خیلی از کارهای ما باید الکترونیکی انجام بگیرد مثل واحد عضویت ما که ثبت‌نام اعضا را انجام می‌دهد. این کار باید خیلی حوزه‌ها را از نظر الکترونیکی در بر بگیرد اما متأسفانه این فرهنگ هنوز جا نیفتاده است. چیزی را که ما به عنوان یک روابط عمومی، وظیفه خودمان می‌دانیم در اختیار گرفتن نیروی انسانی متخصص، استفاده از ابزار و فناوری‌های رسانه‌ای و در نهایت شناخت دقیق از مخاطبان است.

به این شکل وقتی که برنامه‌های اجرایی روابط عمومی کل کشور تدوین و تهیه چارت و برنامه تشکیلات روابط عمومی به عنوان یک الگو و متد در تمامی استان‌ها به کار گرفته شود، دیگر من که اینجا نشسته‌ام با آن کسی که در ایلام یا کرمانشاه یا مازندران یا خراسان یا اصفهان است هیچ فرقی نخواهیم داشت.

سایت سازمان هم باید در اختیار روابط عمومی‌ها باشد. متأسفانه روابط عمومی‌های ما از ابزارهای الکترونیکی دور مانده‌اند، ما ارتباط مستمر با رسانه‌ها دارم، اطلاعیه‌ها را به موقع ابلاغ می‌کنیم و سعی می‌کنیم تا آنجا که بشود در بازدیدها و نمایشگاه‌ها حضور داشته باشیم. ولی دوست دارم طراحی سایت و چارت سازمانی به شکلی باشد که خود ما دسترسی داشته باشیم، به خاطر همین روی طراحی سایت کار می‌کنیم و هیئت‌مدیره و رئیس سازمان را متقاعد کرده‌ایم که در این زمینه با ما تعامل داشته باشند.

نگرشی که مردم به روابط عمومی دارند صرفاً تبلیغاتی است و همین امر سبب تحریف افکار و دور شدن روابط عمومی از اصالت خودش می‌شود. وقتی هم چارت سازمانی درست پیاده نمی‌شود امور رفاهی با روابط عمومی تداخل پیدا می‌کند و روابط عمومی از کارهایی که باید انجام دهد و اصولی است کنار گذاشته می‌شود. تخصیص ندادن بودجه و اعتبارات کافی برای روابط عمومی‌ها هم خیلی نقش بدی بازی می‌کند آن هم برای برنامه ریزی های کلان و استراتژیکی که ما در نظر داریم.