نشریه شماره   165   دوهفته نامه آرشیو PDF پیام ساختمان

مشکلات ثبت الکترونیکی اسناد


گروه بازار ساختمان : طرح الکترونیکی کردن امور مربوط به ثبت اسناد که در حال حاضر در دفاتر ثبت اسناد و املاک کشور اجرا می شود یکی از طرح هایی است که در راستای شعار دولت الکترونیک و کاهش مشکلات مربوط به امور ثبتی در دستور کار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفته است. بر اساس این طرح کلیه امور مربوط به ثبت اسناد مانند؛ انتقال سند،وکالت نامه، تنظیم اسناد، امضا ، ثبت و ... در سامانه جامع کشوری سازمان ثبت اسناد و املاک انجام می شود. اجرای این طرح امری بسیار ضروری و اجتناب‌ناپذیر می‌باشد اما پاره ای مشکلات بر سر راه اجرای آن وجود دارد که گاه باعث تاخیر در اجرای کار و نارضایتی شهروندان از خدمات این سازمان می گردد. بدیهی است که این طرح باید به عنوان یک پروژه ملی بهترین نتیجه را در برداشته باشد و در صورت رفع موانع و مشکلات موجود باعث صرفه جویی در هزینه‌ها و تسریع امور دولت، دستگاه قضایی و مردم و همچنین كاهش تخلفات و جرایم خواهد شد. به منظور تهیه گزارشی از عملکرد دفاتر ثبت اسناد پس از راه اندازی سامانه ثبت الکترونیکی و مشکلات موجود ، ابتدا اظهارات دو تن از مراجعین به دفاتر ثبت اسناد سطح شهر تهران را شنیدیم ، و در ادامه نظر دو نفر از کارشناسان در این زمینه را جویا شدیم :

عدم آشنایی کارمندان با سامانه

محمدی، یکی از شهروندان استان البرز در مورد الکترونیکی کردن سازمان ثبت به خبرنگار پیام ساختمان گفت : در استان البرز روزانه ارباب‌رجوع زیادی برای انجام کارهای ثبتی خود به دفاتر ثبت اسناد مراجعه می‌کنند ولی به دلیل کندی روند انجام کار در این اداره،ساعت‌ها و گاهی اوقات روزهای زیادی منتظر می مانند تا شاید کارشان انجام شود. بنابراین بنده به دفاتر ثبت استان تهران آمدم تا شاید زودتر بتوانم کارم را انجام دهم. وی افزود: با مجهز شدن این سازمان به سیستم الکترونیکی و اتوماسیون داخلی بین دفترخانه‌ها و ادارات ثبت انتظار داشتیم کارمان به سرعت انجام گیرد ولی آشنا نبودن کارمندان با سیستم اتوماسیون جدید باعث کندی روند اجرای کار در این اداره شده است.وی گفت: عدم آشنایی کامل کارمندان با سیستم الکترونیکی و اتوماسیون اداری باعث شده است که کارمندان اداره ثبت اسناد برای پاسخگویی به ارباب‌رجوع آنها را بین خود پاس‌کاری کنند و به جای سرعت بخشیدن به کار باعث کندی بیشتر روند اجرای کار نیز می‌شوند.

انجام کار به صورت دستی

فداکار ، مراجعه‌کننده دیگری است که در مورد مشکلات دفاتر ثبت اسناد گفت: مسئولین سازمان ثبت اسناد در بوق و کرنا کرده‌اند که سازمان ما الکترونیکی شده اما عملاً این‌گونه نیست. در بیشتر دفاتر کار به صورت دستی انجام می‌گیرد و اگر هم بخواهند از سامانه استفاده کنند آنقدر معطلی دارد که پس از گذشت چند روز عملاً کوچک‌ترین پیشرفتی در کارها به چشم نمی‌خورد .

کارمندان آموزش می بینند

سید محمدباقر سیادتی،یکی از مسئولین سازمان ثبت در این خصوص به خبرنگار ما گفت:سامانه الکترونیکی ثبت اسناد با سیستم جدید در سراسر کشور فعالیت خود را شروع کرده و همین امر باعث کند شدن روند اجرای کار گردیده است.وی افزود: به خاطر این کندی روند انجام کار به ارباب‌رجوع حق می‌دهیم ولی طبیعی است که تا این سیستم جدید و دستورالعمل‌های آن روال عادی را طی کند ، مشکلاتی وجود داشته باشد.وی در پایان خاطرنشان کرد: برای آشنایی کارمندان با روش کار سیستم جدید تعدادی از کارمندان آموزش‌دیده و بقیه نیز در حال آموزش هستند و به زودی با سرعت بیشتر به درخواست‌های ارباب‌رجوع رسیدگی می‌شود.

نظارت و رسیدگی از سوی 4 مرجع

دشتی اردکانی رئیس هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران کشور در مورد عدم رسیدگی سریع سازمان ثبت به مشکلات ثبتی مردم به خبرنگار ما گفت: در حال حاضر بیش از 7 هزار و 350 دفتر اسناد رسمی در تمام نقاط کشور مشغول به فعالیت هستند که این دفاتر از سوی مراجعی از جمله بازرسی کانون، بازرسی سازمان ثبت، سازمان بازرسی و بازرس ادارات ثبت استان‌ها مورد رسیدگی و بازرسی دوره‌ای قرار می‌گیرد و کسانی که نسبت به عملکرد این دفاتر انتقاد یا پیشنهادی دارند همکاران ما در واحد نظارت و بازرسی کانون آمادگی کامل جهت پاسخگویی به آنها دارند.وی اظهار داشت: این اقدام جهت تسهیل و تسریع در امور مردم است که بیش از گذشته انجام خواهد شد. همچنین هدف اصلی خدمت رسانی در قدیمی‌ترین نهاد خصوصی کشور همواره مورد تاکید مسئولان، کانون سردفتران و دفتریاران بوده است.وی ادامه داد: امیدواریم با گا‌م‌های استواری که سازمان ثبت و اسناد و املاک کشور برمی‌دارد و تعامل کانون سردفتران و دفاتر اسناد رسمی، بیش از پیش شاهد تحقق خدمت رسانی به مردم در فضای جدید جامعه و بهره بردن از خدمات الکترونیکی باشیم.